Бухгалтерский архив — бухгалтерские документы, материалы отчетности, учетные регистры хранящиеся на предприятии в течение установленных сроков. По срокам хранения документы подразделяются на две следующие группы: хранящиеся в течение 5 лет и подлежащие после этого уничтожению; подлежащие постоянному хранению в государственных архивах.
Архивирование в компании не должно противоречить нормам законодательства и внутренним нормативным актам. Сегодня организации сами определяют, в каком виде им хранить оригиналы — в бумажном или электронном. Но большинство бухгалтерских документов всё же можно оформлять и сохранять в цифре.
Независимо от вида документа, важно сохранить его для подтверждения легитимности финансовых операций. Ценность архива бухгалтерских документов для предприятия заключается в том, что он связан с сутью бизнеса — движением денежных средств. Обязательному хранению подлежат:
договоры по финансовым операциям;
первичные, кассовые и банковские документы;
книги учета доходов и расходов;
налоговые декларации;
учетная политика организации;
данные об инвентаризации;
бухгалтерская отчетность;
расчеты по страховым взносам и заработной плате;
другие документы, связанные с финансовой деятельностью.
По закону первичка хранится от 1 года до 5 лет с момента проводки или последнего использования бухгалтером. Документы, подтверждающие сведения о доходах физических лиц, архивируют на 50–75 лет, а годовую бухгалтерскую отчетность — бессрочно. Срок хранения отсчитывается с 1 января следующего года.
Некоторые организации продолжают держать документы в архиве после истечения срока, чтобы избежать случайного уничтожения ценной информации. Хранение меньше положенного времени влечет серьезные штрафы.